KKPI Modul 4 – Mengoperasikan Perangkat Lunak Pengolah Kata

Mengoperasikan Software Pengolah Kata

Mengenal Microsoft Word

Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata. Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya. Selain menulis dokumen, MS Word juga dapat digunakan untuk bekerja dengan tabel, menulis teks dengan kreasi, menyisipkan gambar, maupun yang lainnya.

Secara default tampilan area kerja program MS Word 2007 terdiri atas Title Bar, Office Button, Quick Access Toolbar, Menu Bar, Ribbon, Ruler, Status Bar, dan View Toolbar. Tampilan area kerja dapat dilihat pada Gambar 2.1.

 

Gambar 2.1. Tampilan area kerja MS Word

Title Bar berisi nama file yang sedang dikerjakan, serta tombol menampilkan, atau menyembunyikan jendela program, dan menutup program, yaitu tombol Minimize, Maximize/Restore, dan Close.

Office Button berisi perintah-perintah yang berkaitan dengan dokumen seperti membuat   dokumen   baru   (New),   membuka   dokumen   (Open),   menyimpan dokumen (Save), mencetak dokumen (Print), dan sebagainya (Gambar 2.2).

 

Gambar 2.2. Menu-menu dalam Office Button

 

Quick Access Toolbar berisi tombol-tombol yang berfungsi sebagai alternatif penggunaan perintah yang sering digunakan. Sebagai contoh, tool Open merupakan  shortcut dari  Office  Button > Open,  atau  tool  Save  merupakan shortcut dari Office Button > Save.

Menu Bar berisi serangkaian perintah yang didalamnya terdapat sub-sub perintah sesuai kategorinya. Sebagai contoh, pada menu Home terdapat submenu Clipboard, Font, Paragraph, Styles, dan Editing yang didalamnya berisi perintah-perintah sesuai kategorinya.

Ribbon berisi perintah-perintah khusus merupakan submenu Menu Bar.

Ruler merupakan kotak pengukuran yang diletakkan secara horizontal, yaitu di atas dokumen, dan secara vertikal, yaitu di sebelah kiri dokumen. Ruler berfungsi untuk mempermudah melakukan pengaturan letak halaman.

Status Bar adalah baris horizontal yang menampilkan informasi jendela dokumen yang sedang ditampilkan, antara lain (Gambar 2.3):

 

 Gambar 2.3. Status Bar

2.2. Membuat Dokumen Baru

Untuk membuat dokumen baru, dapat dilakukan dengan cara berikut:

• Klik Office Button>New sehingga muncul jendela baru yang menampilkan bagian New Document.

• Setelah itu pilihlah Blank Document untuk membuat dokumen. (Dapat juga memilih salah satu dokumen template untuk membuat dokumen baru berdasarkan template yang telah disediakan.)

• Di dalam Quick Access Toolbar juga terdapat tombol New (Gambar 2.4) yang berfungsi untuk membuat dokumen baru tanpa melalui jendela baru.

 

Gambar 2.4. Tombol New di Quick Access Toolbar

Sebelum memulai dokumen, sebaiknya atur properti terlebih dahulu. Pengaturan properti  mempengaruhi  hasil  cetakan.  Pengaturan  properti  dapat  dilakukan dengan mengklik menu Page Layout. Kemudian pada ribbon Page Setup, klik ikon kecil pada pojok kanan bawah (Gambar 2.5.1.) sehingga muncul kotak dialog Page  Setup (Gambar  2.5.2).  Kotak  dialog  ini  terdiri  dari  tiga  bagian,  yaitu Margins, Paper, dan Layout.

 

Gambar 2.5. Ribbon Page Setup

 

Margins: untuk menentukan batas atas (Top), kiri (Left), kanan (Right), dan bawah (Bottom) dokumen, dan ada juga orientasi.

Paper  Size: untuk  menentukan  ukuran  kertas  yang  akan  digunakan dengan  memilih  opsinya  pada  menu  drop-down.  Jika  menginginkan ukuran kertas sendiri, dapat diisi nilainya secara langsung pada kotak Width dan Height.

2.3. Menyimpan Dokumen

Untuk menyimpan dokumen baru, secara default nama dokumen yang dibuat akan berurutan, yaitu Document 1, Document 2, Document 3, dan seterusnya. Cara untuk menyimpan dokumen adalah sebagai berikut:

• Klik  Office  Button>Save atau  Office  Button>Save  As sehingga  muncul kotak dialog Save As (Gambar 2.6).

 

Gambar 2.6. Kotak dialog Save As

 

• Di dalam kotak dialog tersebut, lakukan pengaturan sebagai berikut:

• Save in: tentukan lokasi folder tempat dokumen akan disimpan.
• File name: ketikkan nama untuk identifikasi dokumen.
• Save as type: type dokumen, gunakan default yang diberikan, yaitu Word Document.
• Klik tab Save untuk menyimpan dokumen tersebut.

• Untuk menyimpan dokumen lama yang telah diedit, klik Office Button>Save. Apabila dokumen tersebut hendak disimpan dengan nama yang berbeda, klik Office Button>Save As sehingga caranya sama seperti menyimpan dokumen baru. Apabila dalam menyimpan dokumen, nama yang digunakan sama dengan nama  yang  sudah  ada  di  dalam  folder,  maka  kotak  konfirmasi  seperti  pada Gambar 2.7. akan muncul.

 

Gambar 2.7. Kotak konfirmasi penyimpanan. 

•     Replace exiting file: menimpa file yang sudah ada dengan dokuman baru.

•     Save changes with a different name: menyimpan dokumen baru dengan nama lain.

•     Merge changes into exiting file: menggabungkan perubahan yang dilakukan kedalam file yang sudah ada.

2.4. Menutup Dokumen

Setelah selesai mengedit dokumen dan memastikan sudah menyimpannya, ada beberapa cara untuk menutup dokumen, yaitu:

• Klik Office Button>Close.

• Klik tombol Close Window     yang terdapat dalam Title Bar.

2.5. Membuka Dokumen

Dokumen yang telah disimpan dapat dibuka dengan salah satu cara berikut:

•  Klik Office Button>Open.

• Klik tombol Open yang terdapat di dalam Quick Access Toolbar. Sehingga  muncul  kotak  dialog  Open (Gambar  2.8.),  kemudian  pilih  file dokumen yang hendak dibuka.

 

Gambar 2.8. Kotak dialog Open

2.6. Menuliskan dan memformat teks dan paragraf

Pengetikan teks dimulai dari titik sisip (titik iterasi). Titik sisip dapat dilihat dari garis hitam yang berkedip di dalam halaman dokumen. Dalam mengetikkan teks, penekanan tombol Enter pada keyboard akan membuat paragraf baru. Untuk membuat hasil yang maksimal, maka diperlukan pemformatan karakter, seperti menentukan jenis huruf, tipe huruf, ukuran huruf, dan lainnya. Pemformatan karakter  dapat  diterapkan  sebelum  ataupun  sesudah  pengetikan.  Klik  menu Home, kemudian pada ribbon Font klik ikon di pojok kanan bawah (Gambar 2.9.1) untuk melakukan pemformatan sehingga muncul kotak dialog Font seperti pada Gambar 2.9.2.

•       Font: untuk menentukan jenis huruf yang digunakan.

•       Font Style: menentukan tipe huruf, yaitu Regular (biasa), Italic (miring),

•       Bold (tebal), dan Bold Italic (tebal dan miring).

•       Size: menentukan ukuran huruf.

•       Font Color: menentukan warna huruf.

•       Effects: untuk membuat efek-efek yang akan diterapkan pada teks.

•       Preview: menampilkan contoh hasil pengaturan format teks.

Tabel di bawah ini memperlihatkan contoh-contoh hasil pemformatan teks dan penggunaan efek di dalam teks.

 

Tabel 2.1.  Format karakter dan hasilnya

Selain pemformatan huruf, juga ada pengaturan paragraf. Perataan paragraf ada empat macam, yaitu rata kiri (Align Left) , rata tengah (Center) , rata kanan (Align Right) , dan rata kiri kanan (Justified) .

Contoh penggunaan perataan paragraf:

•   Rata kiri:

Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata. Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya.

•   Rata tengah:

Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata. Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya.

•    Rata kanan:

Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata. Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya.

•    Rata kiri kanan (justified):

Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata. Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya.

Pengaturan  spasi  baris  adalah  pengaturan  jarak  antarbaris  di  dalam  paragraf.

Pengaturan  ini  dapat  dilakukan  dengan  tombol  Line  Spacing . Contoh penggunaan Line Spacing.

•   Pengaturan spasi baris dengan nilai Single

Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata. Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya.

•   Pengaturan spasi baris dengan nilai Double

Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata. Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya.

Menyisipkan tabulasi juga sering digunakan dalam membuat dokumen. Contoh penggunaannya dapat dilihat pada Gambar 2.10.

 

Gambar 2.10. Penggunaan tabulasi di dalam dokumen

 

Cara paling mudah dalam menggunakan tabulasi adalah dengan memposisikan pointer  pada  Ruler kemudian  klik  pointer  sehingga  muncul  simbol  tabulasi. Untuk  menghapus  tabulasi,  seret  simbol  tabulasi  keluar  Ruler.  

Ada  lima alignment yang dapat dipilih, yaitu Left , Center , Right , Decimal dan Bar .

2.7. Mengedit Text

Mengedit text meliputi menghapus, memilih, menggandakan, dan lain sebagainya.

•         Memilih karakter, kata, baris, dan paragraf

Karakter yang terpilih akan ditandai dengan kotak hitam yang menutupinya dan warna karakter akan berubah terang. Untuk memilih karakter yang berurutan, posisikan pointer di belakang karakter pertama, tekan mouse, kemudian seret ke arah karakter-karakter yang dipilih. Untuk kata-kata yang tidak berurutan, tekan tombol Control pada keyboard sebelum berpindah ke kata yang berikutnya. Untuk memilih satu baris, posisikan pointer di sebelah kiri baris sehingga pointer berubah menjadi tanda anak panah, kemudian klik hingga baris tersebut terplih. Untuk memilih satu paragraf, posisikan pointer di atas sembarang teks di dalam paragraf, kemudian klik tiga kali maka seluruh paragraf akan terpilih. Dan untuk memilih seluruh karakter, pilih tab home kemudian pada ribbon pilih select > select all.

•         Menghapus karakter

Penghapusan karakter dapat menggunakan tombol Del dan Backspace pada keyboard. Perbedaan diantara keduanya adalah:

o    Apabila titik sisip berada di belakang karakter yang akan dihapus, gunakan tombol Del pada keyboard.

o    Apabila titik sisip berada di depan karakter yang dihapus, tekan tombol Backspace pada keyboard.

•         Menggunakan perintah Copy, Cut, dan Paste

Perintah Copy dan paste mempunyai kaitan. Perintah Copy digunakan untuk menggandakan karakter yang terpilih untuk kemudian menempatkannya pada posisi lain, perintah Paste adalah untuk menempatkan hasil pengoperasian perintah tersebut ke tempat yang baru. Perintah Cut digunakan untuk memotong karakter yang terpilih untuk kemudian dipindahkan. Perintah Cut juga memerlukan perintah Paste untuk menempatkan hasil ke tempat yang baru. Bedanya dengan perintah Copy adalah perintah Cut akan menghapus karakter yang berada pada posisi aslinya, sedangkan perintah Copy tidak menghapus karakter pada posisi asli. Perintah Copy, Cut, dan Paste juga berlaku antar dokumen.

•         Menggunakan perintah Undo dan Redo

Perintah Undo digunakan untuk mengembalikan aksi yang telah dilakukan ke aksi sebelumnya. Sedangkan Redo adalah sebaliknya.

2.8. Menggunakan penomoran dan penandaan

Seringkali di dalam dokumen dijumpai penulisan teks dengan penomoran (numbering) dan penandaan (bullet). Program MS Word menyediakan fasilitas Bullet and Numbering untuk membuat variasi teks. Dalam program word 2007 ini Bullet and Numbering dapat dipilih pada Ribbon Home > fasilitas Paragraph Perhatikan contoh penggunakan penomoran dan penandaan berikut ini :

Contoh penandaan  :

Produk dari MS office antara lain :

•     MS Word

•     MS Excel

•     MS Powerpoint

Contoh penomoran            :

Produk dari MS office antara lain :

1.    MS Word

2.    MS Excel

3.    MS Powerpoint

Contoh penggunaan             :

Produk dari MS office antara lain :

1)    MS Word

a)    MS Excel

i)     MS Powerpoint

2.9. Menggunakan tabel

Pada umumnya, penyisipan tabel ke dalam dokumen berfungsi untuk mendukung penjelasan/uraian dokumen. Untuk membuat tabel, pilih Insert, pada ribbon pilih Table, kemudian pilih ukurannya. Dapat juga dengan cara, pilih Insert > Table > Insert Table, kemudian akan muncul dialog box seperti berikut :

 

Gambar 2.11. Kotak dialog insert tabel

 

•         Number of columns : untuk menentukan jumlah kolom, sebagai contoh isikan 2.

•         Number of rows : Untuk menentukan jumlah baris, sebagai contoh isikan 3.

•         Autofit behavior : untuk pengaturan lebar kolom.

Text dapat langsung diketikkan pada sel dalam tabel, hasil dari contoh akan seperti berikut :

Untuk membuat tabel menjadi bervariasi, dapat dilakukan dengan : klik tabel yang sudah dibuat, kemudian pada menu akan muncul dua menu tab baru, yaitu design dan layout. Pilih design untuk membuat tabel bervariasi.

DAFTAR MATA PELAJARAN
SENIN	PENGANTAR  BISNIS
	PROGRAM  KEAHLIAN1

Atau dapat diatur  juga mengatur posisi text dalam kolom, mengurutkan data, dan sebagainya yang dapat kita lakukan dengan memilih menu tab layout.

2.10. Menyisipkan objek

•     Menyisipkan gambar

Gambar dapat disisipkan ke dalam dokumen. Gambar yang disisipkan dapat berupa file gambar atau kumpulan gambar (clip art) yang telah disediakan program MS Word. Untuk menyisipkannya, klik tab menu Insert > Clip Art. Pada bagian Search for: dapat diisi dengan kata petunjuk yang berhubungan, misalnya animals.

 Untuk menyisipkan gambar dari file, pilih tab menu Ins

•     Menyisipkan objek AutoShape

AutoShape adalah objek-objek dengan bentuk tertentu yang dapat disisipkan ke dalam dokumen. Objek-objek tersebut antara lain bentuk garis, lingkaran, persegiempat, dan lainnya. Untuk menyisipkannya, pilih tab menu Insert > shapes kemudian pilih bentuk objek yang diinginkan. Objek – objek tersebut juga dapat disisipi text, seperti contoh :

Ini contoh text….

•     Menyisipkan symbol

Di dalam dokumen sering kita jumpai beberapa simbol seperti © , ® , ™ , dan lain sebagainya. Cara untuk menyisipkan simol – simbol tersebut, pilih tab menu Insert >

Simbol kemudian pilih more symbols

•     Menyisipkan diagram

Untuk membuat diagram struktur organisasi seperti contoh di bawah, pilih tab menu

Insert > smart art kemudian pilih organization chart .

Untuk membuat diagram seperti contoh dibawah, pilih tab menu Insert > chart, kemudian ganti nilai sesuai dengan yang dikehendaki.

Untuk mengganti tipe diagram dapat dilakukan dengan klik kanan diagram, kemudian pilih edit, lalu pada menu pilih edit chart , kemudian pilih tipe yang dikehendaki.

•     MenyisipkanWordArt

Teks yang dibuat dengan WordArt akan tampak lebih bervariasi. Salah satu contoh penggunaan WordArt adalah di bawah ini:

Cara menggunakannya, pilih tab menu Insert pilih wordArt, kemudian pilih tipe yang dikehendaki, setelah itu masukkan text yang ingin di tulis dengan wordart.

•     Menyisipkan nomor halaman

Penomoran halaman dapat dilakukan secara praktis. Caranya dengan memilih tab menu Insert > page number, kemudian pilih letak nomor halaman sesuai dengan keinginan, sebagai contoh pilih Bottom of page, maka akan muncul pilihan tipe.

•     Menyisipkan Header and Footer

Fasilitas Header and Footer digunakan untuk membuat catatan kaki, penomoran halaman, dan yang lainnya. Untuk masuk ke bagian ini, pilih Insert kemudian tinggal pilih header atau footer. selanjutnya masukkan text untuk header dan footer. Pada saat mengisi text untuk header atau footer, bagian text utama akan disable, atau berwarna redup dan tidak dapat di edit. Untuk mengedit main text, pilih close header and footer pada ribbon.

•     Menyisipkan background atau watermark

Jika di kehendaki dalam membuat suatu dokumen diperlukan background atau cap redup transparan pada hasil dokumen dapat dilakukan dengan cara, klik Page layouts > watermarks > custom watermarks . selanjutnya akan muncul dialog box, jika ingin background dengan tulisan maka pilih text watermarks kemudian atur sesuai keinginan. Jika ingin menggunakan background gambar pilih picture watermarks kemudian pilih gambar mana yang akan digunakan sebagai background. Cek juga pada checkbox washout untuk mendapatkan gambar background yang redup sehingga text pada dokumen mudah dibaca. 

2.13. Mencetak

Sebelum mencetak dokumen, ada baiknya jika tampilan cetak dilihat terlebih dahulu. Hal ini dapat dilakukan dengan cara klik office button > Print > print Preview. Jika sudah sesuai, cara untuk mencetak adalah dengan klik menu File > Print sehingga muncul kotak dialog Print.. Atur properti atau lakukan pengaturan hasil cetakan yang dihendaki jika diperlukan. Klik OK.